Elektronische Signatur – Ein Überblick (Stand: Mai 2005)
Die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation auch unter Einsatz der elektronischen Signaturen nimmt mehr und mehr Formen an. In einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften sind die Grundlagen geschaffen worden, die bisherige Papierform durch elektronische Form unter Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur zu ersetzen. Welchen Rahmenbedingungen und Vorschriften die elektronische Signatur unterworfen ist, inwieweit eine elektronische Übermittlung Pflicht wird und vieles mehr können Sie dem folgenden Aufsatz entnehmen.
Die neuen gesetzlichen Grundlagen
Mit dem vom Bundestag verabschiedeten Justizkommunikationsgesetz (JKomG) und der demnächst bevorstehenden Umsetzung der SLIM-IV-Richtlinie durch das „EHUG“ (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister) nehmen die den Notar betreffenden Fachverfahren des elektronischen Rechtsverkehrs konkrete Formen an.
JKomG
Mit in Kraft treten des JKomG am 01.04.2005 (BGBl. I 2005 S. 837) wurden für Justiz und Rechtspflege rechtliche Voraussetzungen geschaffen, um deren Verfahrensabläufe den heutigen technischen Möglichkeiten anzupassen. Ziel ist die Führung elektronischer Akten sowie eine umfassende rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten und den Gerichten. In diesem Zusammenhang war es erforderlich, das bisherige Prozessrecht in der Weise umzugestalten, dass alle Verfahrensordnungen -Zivilprozessordnung (Art. 1 JKomG) -Verwaltungsgerichtsordnung (Art. 2 JKomG) -Finanzgerichtsordnung (Art. 3 JKomG) -Sozialgerichtsgesetz (Art. 4 JKomG) -Arbeitsgerichtsgesetz (Art. 5 JKomG) -Strafprozessordnung (Art. 6 JKomG) -Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (Art. 7 JKomG) -Beurkundungsgesetz (Art. 8 JKomG) -Insolvenzordnung (Art. 9 JKomG) -Schifffahrtsrechtliche Verteilungsordnung (Art. 10 JKomG) -Gesetz zur Aufbewahrung von Schriftgut der Gerichte des Bundes und des Gene
ralbundesanwalts nach Beendigung des Verfahrens (Schriftgutaufbewahrungsge
setz – SchrAG) (Art. 11 JKomG) -Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Art. 12 JKomG) -Abgabenordnung (Art. 13 JKomG) -Gerichtskostengesetz (Art. 14 Abs. 1)
-Kostenordnung (Art. 14 Abs. 2) -Gerichtsvollzieherkostengesetz (Art. 14 Abs. 3) -Justizverwaltungskostenordnung (Art. 14 Abs. 4) -Justizvergütungs-und entschädigungsgesetz (Art. 14 Abs. 5) -Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (Art. 14 Abs. 6) -Bundesnotarordnung (Art. 15) -Gesetz über die Zwangsversteigerung und die Zwangsverwaltung (Art. 15a) -Deutsches Richtergesetz (Art. 15b) -Gerichtsverfassungsgesetz (Art. 15c) -Gesetz über das gerichtliche Verfahren in Landwirtschaftssachen (Art. 15d) -Gesetz betreffend die Einführung der Zivilprozessordnung (Art. 15e) für die neuen Techniken elektronischer Kommunikationsformen zugänglich sind.
1.
Beurkundungsgesetz § 39a
„Beglaubigungen und sonstige Zeugnisse im Sinne des § 39 können elektronisch errichtet werden. Das hierzu erstellte Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen werden. Diese soll auf einem Zertifikat beruhen, das auf Dauer prüfbar ist. Mit dem Zeugnis muss eine Bestätigung der Notareigenschaft durch die zuständige Stelle verbunden werden. Das Zeugnis soll Ort und Tag der Ausstellung angeben.“
§ 42 Abs. 4
„Bei der Beglaubigung eines Ausdrucks eines elektronischen Dokuments, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen ist, soll das Ergebnis der Signaturprüfung dokumentiert werden.“
2. Kostenordnung § 1a
„(1) Soweit für Anträge und Erklärungen in der Angelegenheit, in der die Kosten anfallen, die Aufzeichnung als elektronisches Dokument genügt, genügt diese Form auch für Anträge und Erklärungen nach diesem Gesetz. Die verantwortende Person soll das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. Ist ein übermitteltes elektronisches Dokument für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet, ist dies dem Absender unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen.
(2) Ein elektronisches Dokument ist eingereicht, sobald die für den Empfang bestimmte Einrichtung des Gerichts es aufgezeichnet hat.“
3. Bundesnotarordnung § 15 Abs. 3
„In Abweichung von Absatz 1 und 2 darf der Notar seine Amtstätigkeit in den Fällen der §§ 39a, 42 Abs. 4 des Beurkundungsgesetzes verweigern, soweit er nicht über die notwendigen technischen Einrichtungen verfügt. Der Notar muss jedoch spätestens ab dem 01.04.2006 über zumindest eine Einrichtung verfügen, die Verfahren nach Satz 1 ermöglicht.“
EHUG – Referentenentwurf vom 06.04.2005
Die wichtigsten Neuerungen durch das EHUG sind:
-u.a. zwingende Umstellung auf elektronische Registerführung ab 01.01.2007 (§§ 8 ff. HGB),
-Einreichung von Unterlagen zum Handelsregister zwingend in elektronischer Form (§ 12 Abs. 2 HGB),
-Erfordernis öffentlicher Beglaubigung für Handelsregisteranmeldung bleibt unverändert; Zeichnung von Unterschriften zum Handelsregister entfällt (§ 12 Abs. 1 HGB)
-neu zu schaffendes Unternehmensregister als zentrale Stelle, bei der veröffentlichungspflichtige Daten über ein Unternehmen zentral gebündelt zugänglich sind (§ 8 Abs. 2-4 HGB),
-Offenlegung der Jahresabschlüsse künftig beim elektronischen Bundesanzeiger und neue Bußgeldtatbestände (statt OWi) (§ 325 HGB),
Handelsgesetzbuch
§8
„(1) Das Handelsregister wird von den Gerichten elektronisch geführt.
(2) Das Unternehmensregister wird vom Bundesministerium der Justiz als Teil des Bundesanzeigers elektronisch geführt. ….“
§ 12
„(1) Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister sind in öffentlich beglaubigter Form einzureichen. Die gleiche Form ist für eine Vollmacht zur Anmeldung erforderlich. Rechtsnachfolger eines Beteiligten haben die Rechtsnachfolge soweit tunlich durch öffentliche Urkunden nachzuweisen.
(2) Unterlagen sind als elektronische Dokumente einzureichen. Soweit die Unterzeichnung erforderlich ist, ist die elektronische Form (§ 126a des Bürgerlichen Gesetzbuchs) zu wahren; soweit eine beglaubigte Abschrift erforderlich ist, ist ein einfaches elektronisches Zeugnis zu übermitteln.“
§ 325 HGB
„(2) Die gesetzlichen Vertreter der Kapitalgesellschaft haben die in Absatz 1 be
zeichneten Unterlagen jeweils unverzüglich nach der Einreichung im elektroni
schen Bundesanzeiger bekannt zu machen.“
Die neuen gesetzlichen Grundlagen – Auswirkung auf Notarpraxis
1. JKomG
Mit der Verabschiedung des JKomG treten Vorschriften zu Beglaubigungsverfahren unter Verwendung elektronischer Dokumente in Kraft. Nicht zuletzt wegen der Bedeutung für den elektronischen Registerverkehr und den Erhalt notarieller Zuständigkeiten hierbei ist es von großer Bedeutung, dass die Verfahren von den Notaren angewandt und beherrscht werden. Wie auf Seite 5 aufgeführt, erlaubt das JKomG dem Notar mit der Einführung von § 39a BeurkG, einfache Vermerkurkunden in elektronischer Form zu errichten. Dies erlaubt wiederum insbesondere die Anfertigung von elektronischen beglaubigten Abschriften von Papiervorlagen. Voraussetzung dafür ist jedoch eine qualifizierte Signatur, mit der der Notar den jeweiligen Beglaubigungsvermerk vornimmt; anstelle von Unterschrift und Siegel. Außerdem können im gleichfalls neu eingeführten § 42 Abs. 4 BeurkG beglaubigte Ausdrucke von qualifiziert signierten Dokumenten angefertigt werden. Ein korrespondierender Urkundsgewährungsanspruch wird nach einer Übergangsfrist ab dem 01.04.2006 bestehen (Art. 15 JKomG, § 15 Abs. 3 BNotO n.F., BR Drucks. 609/04, S. 51, 140). Spätestens ab 01.04.2006 muss der Notar also über die entsprechende technische Ausstattung verfügen. Die Bundesnotarkammer bietet schon seit mehreren Jahren Signaturkarten über eine eigene Zertifizierungsstelle an. Die ausgegebenen Karten werden ohne Einschränkungen für die neuen notariellen Verfahren nach JKomG und EHUG geeignet sein. Außerdem kann der Anwaltsnotar die BNotK-Signaturkarte auch im anwaltlichen Rechtsverkehr einsetzen.
2. EHUG
Die Elektronisierung des Handelsregisters macht den Notar nicht überflüssig. Im Gegenteil: Seinen Beitrag zur Entlastung der Handelsregister durch die Vermeidung nicht sachdienlicher Anträge wissen gerade die mit der Handelsregisterführung betrauten Länder zu schätzen. Deswegen soll § 12 HGB endgültig unberührt bleiben. Allerdings müssen sich die Notare den technischen Herausforderungen stellen.
Basierend auf der Änderung der EU-Publizitätsrichtlinie ("SLIM-IV") werden spätestens zum 01.01.2007 (in einigen Bundesländern aber wohl schon früher) weitere Schritte zur Elektronisierung der Handelsregister unternommen. Insbesondere können ab diesem Zeitpunkt Handelsregisteranmeldungen, Anlagen und weitere registerrelevante Unterlagen elektronisch eingereicht werden, vgl. BNotK-Intern 6/2004, S. 1.
Die Einreichung von Papierunterlagen soll allenfalls noch für einen kurzen Übergangszeitraum über den 01.01.2007 hinaus möglich sein. Die notwendigen Rechtsgrundlagen ("Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)") befinden sich im Vorstadium des Gesetzgebungsverfahrens (Referentenentwurf). Der Notar kann – und muss – damit in nicht allzu ferner Zukunft für die Handelsregisteranmeldung auf elektronische Kommunikationsformen zurückgreifen. Es ist dabei Aufgabe des Notars, bis spätestens Anfang 2007 die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, um den Urkundsgewährungsanspruch gerecht zu werden. Die zu beachtenden technisch-organisatorischen Rahmenbedingungen werden derzeit zwischen der Bundesnotarkammer und der Justiz abgestimmt. Es ist bereits absehbar, dass die bisher als Papier übermittelten Anlagen (z.B. Gründungsurkunden, Gesellschafterbeschlüsse, Gesellschafterlisten) als elektronische beglaubigte Abschrift gem. § 39a BeurkG (vgl. S. 4 Ziff. 1) übersendet werden sollen, vgl. § 12 Abs. 2 HGB. Begleitend soll der Notar eine beschreibende Begleitdatei übermitteln, in der die eintragungsrelevanten Daten in strukturierter Form enthalten sind. Für die Übermittlung sollen die von der jeweiligen Justizverwaltung bereitgestellten Einrichtungen (sog. "Elektronische Gerichtspostfächer", Beispiele auf Bundesebene und aus Rheinland-Pfalz) Verwendung finden, die signierte und vertrauliche Kommunikation gewährleisten und dem Einreichenden unmittelbar eine beweisfähige Eingangsquittung übermitteln.
Um den Bestimmungen des JKomG und EHUG Rechnung zu tragen, muss der Notar in seinem Büro geeignete technische Einrichtungen vorhalten. Diese sind:
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Signaturkarte (mit Notarattribut) nebst |
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Kartenlesegerät |
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Scanner (zum Scannen der bisher als Papier beim Handelsregister einge |
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reichten Unterlagen) |
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Software, die insbesondere die Begleitdatei darstellen kann (Einzelheiten |
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hierzu werden noch geklärt, die Notarkammer wird weiter berichten) |
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Internet-Anschluss. |
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Die Notarkammer führt derzeit Gespräche mit dem Oberlandesgericht Frankfurt am Main bezüglich Softwarehersteller und Inhalt der den Handelsregistern vorzulegenden Begleitdateien. Nach Abschluss der Gespräche wird die Notarkammer auf die Sache zurückkommen und Sie ausführlich unterrichten.
Häufige gestellte Fragen und Antworten
1. Allgemeine Fragen
Was ist die NotarNet GmbH? Die NotarNet GmbH ist ein 100%ige Tochtergesellschaft der Bundesnotarkammer, die die Entwicklungen des elektronischen Rechtsverkehrs beobachtet und Anwendungshilfen für die Notarinnen und Notare zur Verfügung stellt.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz? Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine Art digitales Siegel auf der Basis eines Signaturschlüssels, der durch das Zertifikat einer Zertifizierungsstelle nachweislich einer bestimmten Person zugeordnet ist. Die qualifizierte elektronische Signatur kommt der Unterschrift in der Papierwelt gleich.
Welche Systemvoraussetzungen muss mein PC haben, um für den Einsatz der BNotK-Signaturkarte tauglich zu sein? Die NotarNet GmbH empfiehlt einen PC, der als Betriebssystem mit MS Windows 2000 oder WindowsXP ausgestattet ist. Ist ein Computer mit einem dieser Betriebssysteme ausgerüstet, erfüllt er zugleich die Hardwarevoraussetzungen für den Einsatz der BNotK-Signaturkarte. Kartenleser und Anwendungen sind jedoch auch unter MS Windows 98 lauffähig.
Wie verläuft die Einrichtung/Installation der BNotK-Signaturkarte? Die BNotK-Signaturkarte ist nur ein Produkt, welches die Bundesnotarkammer und die NotarNet GmbH im Zusammenhang mit dem NotarNetz-Projekt bereitstellen. Neben der Signaturkarte wird u.a. auch ein Notarnetz-VPN (hochsicheres internes Netz für Notare und ihre Berufsorganisation) mit zentraler Firewall und zentralem Virenscanner (vgl. RS 3/2004, Aufsatz aus EDV-Ecke „IT-Sicherheit“, Ziff. 14, S. 4) angeboten. Sollten Sie sich für eine BNotK-Signaturkarte und für Notarnetz-VPN entscheiden, wird eine Installation, insbesondere wenn sie nicht auf einem „Insel-PC“, also nicht außerhalb des Kanzleinetzwerkes durchgeführt wird, ohne einen EDV-Spezialisten nicht möglich sein. Sollten Sie hingegen nur die BNotK-Signaturkarte, also ohne Notarnetz-VPN installieren wollen, ist die Installation etwas einfacher. Entsprechende Beschreibungen zur Installation finden Sie unter http://www.notarnet.de/downloads.htm . Anhand dieser Unterlagen werden Sie feststellen können, ob Sie einen EDV-Spezialisten für die entsprechende Einrichtung benötigen.
Existiert ein Pflichtenheft, mit dem eine EDV-Firma leichter ausgewählt werden und Angebote verglichen werden können? Ein Pflichtenheft, welches Sie EDV-Firmen vorlegen können, um dann gezielte Angebote einholen und vergleichen zu können existiert derzeit noch nicht. Die NotarNet GmbH wird ein solches Pflichtenheft in absehbarer Zeit jedoch erstellen. Die Notarkammer wird zu gegebener Zeit darüber berichten. Bis ein Pflichtenheft vorliegt, wird vorgeschlagen, dass Sie Ihre EDV-Firma zur Klärung weiterer Fragen an den Ansprechpartner in der Notarkammer, Herrn Plass (Tel. 069/170098-28), verweisen.
Was kostet die BNotK-Signaturkarte? Die erstmalige Ausstellung einer Signaturkarte kostet 25,56 Euro incl. MwSt. Enthalten sind in diesem Preis die Nutzungsgebühr für das erste Jahr sowie die Kosten für die Integration des Berufsattributs „Notar“. Jedes weitere Jahr fällt eine Nutzungsgebühr von 25,56 EUR incl. MwSt. an. Hinzu kommen jedoch noch einmalige Kosten für Kartenlesegerät und Software in Höhe von 168,--Euro zzgl. ges. MwSt.
Gibt es Support für die Notarnetz-Programme? Wie unter „Wie verläuft die Einrichtung/Installation der BNotK-Signaturkarte?“ aufgeführt, bieten die Bundesnotarkammer und die NotarNet GmbH mehrere Produkte und Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem NotarNetz-Projekt an. Sollten Sie hierzu weitere Informationen benötigen, bekommen Sie diese unter www.notarnet.de. Selbstverständlich steht Ihnen auch die Notarkammer für Fragen und Antworten diesbezüglich zur Verfügung. Zu allen von der NotarNet GmbH angebotenen Produkten gibt es Support, Pflege und Updates. Als zukünftiges Anliegen ist angedacht, dass Updates automatisch nach dem Anmelden des Benutzers aus dem Internet heruntergeladen und installiert werden.
Außerdem steht rund um das Notarnetz-Projekt die Hotline der NotarNet GmbH (Tel.: 01805/660660) zur Verfügung.
2. Fragen zur elektronischen Handelsregisteranmeldung
Welche Unterlagen sind für die Handelsregisteranmeldung in elektronischer Form vorzulegen? Hier besteht noch Uneinigkeit. Der Notarkammer ist natürlich bewusst, dass insbesondere der Scannvorgang länger dauert, was in den Notarbüros zu personellen Engpässen führen könnte. Derzeit prüft die Bundesnotarkammer, welche Unterlagen eingescannt also in elektronischer Form vorliegen müssen. Die Notarkammer wird über die Ergebnisse zu gegebener Zeit berichten.
Müssen Originaldokumente, nachdem Sie für die elektronische Handelsregisteranmeldung eingescannt wurden, aufbewahrt werden? Auch hier besteht noch Uneinigkeit. Die Notarkammer wird diesbezüglich weitere Diskussionen mit den Gerichten, der NotarNet GmbH und der Bundesnotarkammer führen.
Wer haftet für Fehler beim Ausfüllen der Begleitdatei? (vgl. S. 5) Für die in der Begleitdatei eingegebenen Daten, die dem Handelsregister vorgelegt werden müssen, haftet der Notar nicht. Die Datei ist insofern nur ein Hilfsprogramm für die Handelsregister. Der zuständige Richter hat nach wie vor die Pflicht, die Eintragungen zu prüfen. Für den Notar sind haftungsrechtlich nur interessant, die Unterlagen, die als elektronische Dokumente dem Handelsregister zwecks Eintragung zur Verfügung gestellt werden müssen.
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